Как организовать мировое кафе

Мировое кафе (World cafe) или технология содержательного разговора — это целостный атмосферный метод. Главное в этой технологии атмосфера, контекст в который люди погружаются для максимального вовлечения в обсуждение.

Технология World cafe побуждает людей общаться с друг другом. При этом происходит смешение дискуссий в малых группах и разнообразие знаний большой группы, которое возникает благодаря перемещению участников между столами во время обсуждения.

Мировое кафе — это один из ключевых методов обсуждения вопросов. Технология работает как на небольших, так и на больших группах.

Эта технология не подходит:

  • для узкоспециализированных вопросов
  • когда в группе нет экспертизы для обсуждения этих вопросов

Метод Мировое кафе хорош для:

  • обмена опытом
  • конференций
  • сбора и обмена мнениями

Технология не выводит к четким решениям. Хотя у нас был опыт «жесткого» многоразового использования этого метода в течение одной сессии. Выставлялись «жесткие» требования к формату результата, что приводило к разработке решений высокого уровня проработки. Но это скорее исключение, чем правило.

Эта технология больше про обзор различных точек зрения, переход к сбору тех точек зрения, по которым в дальнейшем будут разрабатываться решения.  Это не технология для решения проблем! Поэтому держите Вашу группу подальше от создания решений, насколько это возможно.

Во время технологии Мировое кафе Вы:

  • обсуждаете
  • не критикуйте
  • записывайте всю информацию, которая у Вас появляется в любом месте флип чарта (писать лучше маркером)
  • рисуете (не только пишите)

HighAdvance Consulting Group оказывает услуги по проведению фасилитационных сессий и обучению фасилитации.
За дополнительной информацией обращайтесь к ведущему эксперту Максиму Александровичу Логинову +7 921 334 67 62 | mrloginov2209@gmail.com

Принципы дизайна Мирового кафе

Установите контекст. Сконцентрируйтесь на целях (проблемах), для решения которых вы проводите мировое кафе. Удержание цели Вашей встречи помогает ответить на такие важные вопросы, как: кто участники мирового кафе? Какие вопросы следует решать?

Создайте гостеприимное пространство. Это важно, чтобы участники чувствовали себя комфортно. Это помогает мыслить, говорить и слушать.

Исследуйте вопросы, которые имеют значение. Найдите именно те вопросы, которые имеют отношение к реальным проблемам группы.

Поощряйте вклад каждого. Дайте возможность всем участникам озвучивать свои соображения и размышления, привносить свои мысли и опыт в обсуждение.

Соединяйте разные перспективы. Уникальный процесс, когда люди могут перемещаться между столами и делятся своими идеями. Развивайте и объединяйте все что вы слышите.

Не пропускайте идеи. Поощряйте группу прислушиваться к тому, о чем говорят. Слушайте, чтобы понимать. Это является одним из важнейших факторов, определяющих успех мирового кафе.

Разделите коллективные открытия. Последнее пленарное заседание World cafe, которое часто называют «сбором урожая», включает показ любых результатов обсуждения. Создайте ситуацию, чтобы они были видны всем в большой групповой беседе. Пригласите участников познакомиться со всеми идеями.

Пишите, рисуйте свободно. Думайте руками как в LEGO SERIOUS PLAY

Что важно при проведении World cafe

Заранее выбраны вопросы для обсуждения. Они уже прописаны в сценарии и обсуждены с заказчиком. Руководители (заказчики) сами могут вынести вопросы на обсуждение. При этом они могут рассказать почему важно обсуждать те или иные вопросы именно на этой сессии. Хорошо продуманные вопросы привлекают энергию и положительно фокусируют внимание участников на том, что действительно имеет значение.

Вопросы должны быть равновесными, актуальными и релевантными: они действительно важны для организации или группы.

Вопросы мирового кафе не должны быть узкоспециализированными. Т.е. должны быть вопросы, по которым у всех участников есть, что сказать и есть экспертиза.

Вы должны задавать открытые вопросы – такие, которые не имеют ответов да или нет. Например, попробуйте начать вопрос с «Как Вы решите <вставить сложную проблему>?»

В рамках мирового кафе при обсуждении нежелательно использовать более четырех вопросов.

Может оказаться, что для обсуждения есть только один вопрос. В таком случае технологию Мировое кафе можно применить, например для обмена мнениями. Это может хорошо сработать если за разными столами соберутся сотрудники из разных подразделений, функций, регионов.

Хорошие вопросы не должны подразумевать немедленных действий или решения проблем. Они должны приглашать к обсуждению.

В технологии мировое кафе отсутствуют наблюдатели. Руководители (заказчики), как правило, принимают участие в World cafe.

Людям надо дать возможность сфокусироваться вокруг одного вопроса (решается через работу в малых группах).

В идеале за столом собирается 4 – 5 человек, чтобы каждый мог внести свой вклад в поиск образа решения. Группа более 7 человек может начать работать не конструктивно (участники группы начинают «вываливаться» из обсуждения). Помочь группе при таком размере работать эффективно можно, если ввести в группу «своего» человека, который будет держать группу в рабочем коридоре.

Для использования технологии мирового кафе минимальное количество участников – 9 человек.  Максимальное количество участников мирового кафе – до 200 человек.

Распределите людей по столам и определите хозяев столов.

Все идеи необходимо фиксировать (записывать). Записи может делать каждый (не обязательно только хозяин стола)

Мировое кафе (World cafe) или технология содержательного разговора

Необходимые ресурсы

  • Время для проведения технологии мировое кафе: 1,5 часа
  • Маленькие (идеальный вариант) круглые столы диаметром около 1 м
  • Достаточно стульев для всех участников
  • Белые бумажные скатерти для рисования на каждом круглом столе (или красочные скатерти, накрытые большими кусочками белой бумаги)
  • На каждом столе разбросаны цветные маркеры или карандаши на водной основе
  • Желательно темные цвета, чтобы результаты легко читались
  • Приставной стол, заполненный фруктами, закусками, водой (чтобы поддерживать уровень энергии) 😊
  • Флип-чарты, чтобы провести заключительное пленарное обсуждение

Мировое кафе. Как создать атмосферу кафе?

  • Собираете ли вы вместе 12 или 200 человек, важно создать обстановку, которая вызывает чувство неформальности и близости
  • Выберите место с естественным освещением и видом на улицу (если это возможно)
  • Расставьте столы и стулья, как в настоящем кафе. Менее 4 человек за столом могут не обеспечивать достаточного разнообразия разговоров, более 5 ограничивают личное общение
  • Поставьте маленькую вазу с цветами на каждом столе. Если разрешено, можно поставить свечу или то, что создаст уютную атмосферу
  • Поместите растения или зелень возле стен по периметру комнаты
  • Если вы не можете найти бумажные скатерти, найдите нормальные красочные скатерти и положите по крайней мере 2 больших листа бумаги на каждую
  • Поставьте один дополнительный столик в кафе с дополнительными материалами (маркеры, карточки и т.д.) на этом столе. Любой член группы может подойти и взять что-то для работы в своей группе
  • Включите музыку, когда люди приходят. Красочные плакаты на стенах с цитатами или рисунками неплохо работают
  • Предоставить напитки и закуски – в каком кафе нет еды и напитков 😊!?

Роль ведущего фасилитатора

Ваша задача – следить за соблюдением принципов дизайна мирового кафе. Всегда помните, что Вы, как хозяин мирового кафе устанавливаете правила и управляете дискуссией.

Назовите свое кафе таким образом, чтобы оно соответствовало его назначению. Например:

  • Leadership Cafe
  • Кафе Знаний
  • Кафе Стратегия
  • Кафе Дискавери и др.

Помогите написать и оформить приглашение.

Создайте комфортную обстановку в кафе.

Приветствуйте участников.

Объясните цель встречи.

Объясните правила кафе и этикет кафе. Поместите их на видимом месте на стене или на столах.

Объясните, как будут работать, сам процесс и как будет выстроена логистика технологии мирового кафе.

Обозначьте роль организатора стола (хозяина стола) – участника, который добровольно остается в конце раунда беседы и приветствует новых людей для следующего раунда. Именно он расскажет новым участникам раунда, что происходило за столом на предыдущем раунде.

Задайте вопрос / темы для раундов разговора и убедитесь, что они видны всем

Во время разговора перемещайтесь между столами, поощряя всех к участию. Напоминайте участникам, что каждый из них может писать и рисовать.

Обозначайте время перехода между столами. Пусть люди знают, когда пришло время двигаться и начинать новый раунд.

В конце технологии мировое кафе убедитесь, что ключевые идеи записаны, собраны и размещены в местах, которые видны всем участникам встречи.

Мировое кафе. Как создать атмосферу кафе

Роль хозяина стола в методе World café

Роль хозяина стола всегда желательно объяснить участникам. Объяснить можно до выдвижения или после. Это не принципиально. Для них лучше провести отдельный бриф и подготовить отдельную инструкцию.

После окончания обсуждения за столом остается хозяин стола. Остальные участники либо переходят за следующий стол (вертушка) либо, как вариант, расходятся по разным столам.

Некоторые фасилиаторы предлагают менять хозяина стола после каждого обсуждения в целях чтобы все члены группы приняли участие в обсуждении вопросов. В таком случае необходимо дать инструкцию участникам, в которой мы предлагаем выбрать хозяина стола и удостовериться, что он полно и корректно передаст информацию всех групп, которые работали за этим столом. Но мы так не работаем, так как с нашей точки зрения, возможна потеря информации либо ее искажение.

В своей практике в течении всей работы мы не меняем хозяина стола. В этом есть свой плюс и минус:

  • плюс: минимальное искажение информации
  • минус: хозяин стола может начать доминировать над мнениями участников, игнорировать другие точки зрения.

В больших группах, при проведении технологии мировое кафе, хозяин стола всегда остается за своим столом.

Задача хозяина стола:

  • приветствовать новичков из других столов для следующего раунда разговора
  • кратко поделиться ключевыми идеями из предыдущего разговора, чтобы другие могли включиться и продолжить обсуждение темы. Важно быть кратким: вступительное слово хозяина стола – максимум 2 минуты
  • Поощряйте людей за вашим столом рисовать и писать на столах – идеи, открытия по мере их появления

Как вариант работы: хозяев стола просят не презентовать результаты работы групп. Есть вариант, когда перед новой группой кладут просто пустой лист и они не видят наработки предыдущей группы.  В этом есть определенный смысл, так как чем больше группы работают, тем больше материалов необходимо презентовать. После презентации участники могут попасть в шаблон (они начинают мыслить в сторону презентации) и им становится тяжело предложить что-то еще.

Иногда бывает, что хозяев столов нет. Это бывает, когда группа маленькая и перемещаться будет некому 😊. Минус в этом сценарии: сложно собрать материал. При этом плюс: каждый раз группа может начать с «чистого листа» и больше креативить.

Технологии мировое кафе мы обучаем на наших семинарах.

В следующей статье (читать здесь) мы опишем внутренний механизм технологии мировое кафе (World café).

Удачных сессий!

HighAdvance Consulting Group оказывает услуги по проведению фасилитационных сессий и обучению фасилитации.
За дополнительной информацией обращайтесь к ведущему эксперту Максиму Александровичу Логинову +7 921 334 67 62 | mrloginov2209@gmail.com

Меню