Методы фасилитации (ТОП фасилитации): Планирование реализации проекта или годовое планирование действий

Этим методом может пользоваться любой руководитель, который хочет использовать методы фасилитации в своей работе. На нашем сайте мы опишем два варианта проведения годового планирования (планирование действий) методом фасилитации. На своих семинарах мы обучаем проведению этой методологии. О втором варианте планирования действий читайте в нашем блоге. Итак, знакомьтесь с первым вариантом методики планирования действий из ТОП фасилитации.

Подготовка и дизайн сессии Планирование реализации проекта

Обязательно проговариваем с заказчиком, что он хочет. Главное для себя ответить на вопрос: «А фасилитация ли это?». При подготовке уточняем у заказчика эмоциональную и рациональную цель:

  • Рациональную цель согласовываем с заказчиком, как цель сессии
  • Эмоциональная цель: например, все должно быть весело и прикольно или наоборот.

В рамках подготовки к сессии встречаемся со всеми участниками или с частью участников. Это мы делаем с целью сопоставления точек зрения участников.

Готовим помещение. Нужно помнить, что группы будут расходиться в разные комнаты. Вся подготовка идет по методологии 9Р.

Сессию можно проводить за один раз (примерно 8 часов), а можно разбивать на части.

HighAdvance Consulting Group оказывает услуги по проведению фасилитационных сессий и обучению фасилитации.
За дополнительной информацией обращайтесь к ведущему эксперту Максиму Александровичу Логинову +7 921 334 67 62 | mrloginov2209@gmail.com

Структура сессии Планирование реализации проекта

Этап 1. Создание безопасной доверительной атмосферы

Проводим стандартным способом, а именно: открываем пространство, контекст и сессию фасилитации. Мы рассказываем:

  • какое будет расписание сессии
  • что будет происходить на сессии
  • какие вопросы мы рассматриваем
  • какие этапы сессии
  • какая роль фасилитатора в рамках сессии

Этап 2. Проводим знакомство участников и работаем с шаблоном:

  • кто мы
  • что мы собрались делать
  • где географически
  • зачем (Вам, департаменту, компании)

Обратите внимание: если при заполнении «Зачем» группа пишет две строчки и все – это плохо. Это говорит о том, что люди не мотивированы и им это не надо. Социальные ожидаемые ответы на данном этапе – это нормально.

Планирование действий ТОП

Этап 3. Обращение к опыту участников

Задаем участникам группы вопросы:

  • Были ли Вы (привязать вопрос к отрасли деятельности компании), как гость, в идеальном с Вашей точки зрения предприятии (магазине, ресторане и т. д.). Что такого сделали и учли работники, чтобы для Вас посещение было идеальным?
  • Работали ли Вы в таких компаниях (предприятиях и т. д.)? Что такого было учтено и сделано?
  • Работали ли Вы на предприятии (магазине, ресторане и т. д.) о котором Вы могли бы сказать «фигня» какая-то. Что такого сделали там владельцы, персонал?
  • Теперь давайте представим, что значит идеальная компания, функция (приземляем на участников). Представьте себе, что прошло время и все стало, как мы представили. Что о нас говорят? Что о нас пишут? Что о нас думают? Что происходит у нас…? и т.д.

Важно раскачать группу, чтобы участники мечтали побольше. Это важно!

Затем группу «приземляем»: ничего не говорим, возвращаемся.

Этап 4. Шаблон «Круг Победы»

Предлагаем участникам высказываться, что они увидели на предыдущем этапе. Высказывания участников вносим в шаблон. Лучше если этот шаблон заполняет не фасилитатор. Всегда просим ко фасилитатора. Не совсем хорошо просить писать участников, так как кто пишет, тот выпал из процесса.

Берем четыре ярких маркера.  Визуально весь круг должен быть заполнен. Можно писать хаотично, но быстро! При этом фасилитатор регулирует темп набрасывания идей. Важно записать все идеи. Можно использовать технологию консенсуса (малый или классический).

Фасилитация Планирование реализации проекта

Этап 5. Работа с шаблоном «Реальность»

Работа с реальностью ТОП фасилитация

Если проект Годовое планирование сложный, то идем через консенсус. Мы чаще работаем с группой в диалоге.

«Сильные стороны». Наши сильные стороны внутри команды, которые нам могут помочь достигнуть победы?

«Слабые стороны». Что есть внутри команды, что может помешать достижению победы?

«Выгоды». Проект закончился. У нас все получилось. Почему нам это выгодно? С этим разделом мы можем поработать глубже и сравнить его с ответами на вопрос «Зачем» из первого шаблона. Если содержание получилось разное нужно определиться для команды: зачем мы это делаем.

«Угрозы». Все закончилось, все получилось. Почему это может оказаться не выгодно?

Далее расставляем акценты на важных для участников группы моментах, необходимых для достижения победы.

Перечисляем все что должно сбыться: шаблон «Победа». Задаем вопрос группе: «Что из этого хочется, чтобы сбылось?». Помечаем любым способом (например маркером).

Смотрим на сильные стороны. Все ли есть, чтобы достигнуть победы. Что самое важное из слабых сторон? Что нужно обязательно учитывать при движении к победе? Выделяем маркером. Тоже самое делаем с выгодами: что нужно чтобы обязательно было? Что должно обязательно выстрелить?

Работаем с угрозами. Что могло пойти не так? Что не должно произойти?

Когда мы будем планировать дальнейшую деятельность это понадобиться участникам группы и это то, что нужно учитывать при планировании.

Можно задать вопрос:

  • Что из различных сторон Вы хотите взять?
  • На что стоит опереться?

Этап 6. Написание обязательств в сессии Планирование реализации проекта

Теперь говорим об обязательствах. Они командные.  Все участники должны быть в полном согласии. По сути, это KPI проекта. Это показатели, по которым участники будут подводить итоги через год. Показатели должны быть измеримыми. Нам необходимо создать 3 – 7 критериев.

После составления критериев предлагаем участникам проголосовать. Зачитываем обязательство и голосуем: это общие обязательства. Если участники согласны принять обязательства, то они поднимают руку. Если не голосуют, то выясняем почему.

ТОП фасилитация Сессия планирования

Этап 7. Планирование реализации проекта. Создание действий для выполнения обязательств

После голосования задаем вопрос группе:

  • Что нам нужно сделать (какие действия предпринять) чтобы выполнить наши обязательства. Перечисляем наши обязательства.

Ставим задачу группе: напишите на карточках по два – три действия на каждый пункт обязательств, которые приведут к исполнению обязательства. Одна карточка – одно действие.

Разделяем группы – одна часть пишет сверху вниз. Вторая снизу вверх. Это нужно для полноты картины. Фасилитатор вместе с группой прописывает (как пример), действия на одно из обязательств.  Главное, чтобы группа отвечала на вопрос: что делать. Это должны быть действия!!!

Вводим условия: не писать:

  • График календарь
  • Составить бюджет
  • Объединиться в проектные группы.

так как всё это участники будут делать во время сессии.

HighAdvance Consulting Group оказывает услуги по проведению фасилитационных сессий и обучению фасилитации.
За дополнительной информацией обращайтесь к ведущему эксперту Максиму Александровичу Логинову +7 921 334 67 62 | mrloginov2209@gmail.com

Этап 8. «Консенсус с рук» и проверка областей ответственности

Проводим консенсус. Вводим условие, что не логично, если в группе проекта будет меньше трех человек. Поэтому надо сразу определить количество проектных групп. Начинаем собирать карточки, на которых участники группы писали действия, которые должны привести к исполнению обязательств. Принцип, по которому собираем карточки:

группа ищет действия, которые логично будет делать одна проектная группа (например, для действий нужны одни компетенции). Это не значит, что это одинаковые действия. Делаем вместе с участниками пример. Этим этапом участники распределяют зоны ответственности.

После проведения консенсуса идет проверка охвата карточек пунктов обязательства.

Читаем обязательства и спрашиваем есть ли действия, которые покрывают обязательства? Есть кому этим заниматься?

Далее проводим проверку по выживаемости. Зачитываем, что они делают и задаем вопрос: «Вы справитесь?».

Этап 9. Распределение ответственности и создание проектных групп

После распределения областей ответственности (смотри выше консенсус) составляются планы. Задачи можно распределять: по функционалу или по проектной группе. По функционалу обычно планируются большие проекты. Если проект небольшой – задачи (действия) планируются по группам. Как собираются группы? Пишем на стикере свое имя. Далее поднимаем участников к фасилитационной стене и ставим в одну полосу, лицом к ней. Устанавливаем правила:

  • количество человек в группе
  • куда клеить стикеры
  • что засчитывается, а что нет

Просим приклеить свои стикеры с именами в зависимости от того в какой группе участники хотят поработать. Если участников (их карточек) больше по количеству, чем разрешено, то клеить карточки нельзя. Клеить стикеры можно только на обозначенный фасилитатором предмет (круг, квадрат или что-то еще).

После завершения расклейки карточек просим участников сесть по тем группам, как они расклеили стикеры. Далее по одному человеку от стола просим подойти к карточкам и забирать их на стол. Даем задание написать название команды, которое отражает то, чем будет заниматься группа. Просим определить кто будет лидер группы.

Если проект маленький (например, программа вечеринки) – то можно сразу проводить планирование (примерно два часа). Но при этом группы надо развести.

Если проект большой (если нужно провести большой кусок подготовительной работы), то лучше прервать сессию и распустить группы примерно на две недели. Во время самостоятельной работы могут появиться новые участники или смениться состав групп.

При этом не забываем закрываем контент, пространство и фасилитацию.

При самостоятельной работе командам надо ответить на вопрос: что нужно сделать как достижение. В помощь команде можно раздать карточки:

  • Что (будет сделано, как достижение: не процесс, а достижение)
  • Кто (ответственные)
  • Когда (точная дата начала и дата окончания)

Выполнение задач (достижения) распределяем равномерно! Примерно по два достижения в месяц. При годовых проектах лучше брать поквартально. Если три месяца – то делаем длину шага две недели (по два достижения).

Фасилитация планирования

Этап 10. Построение план – календаря. Работа с группами в проекте Планирование реализации проекта или годовое планирование после самостоятельной работы

Если группа вернулась через две недели, то открываем пространство и проводим ОРИП. Заранее подготавливаем фасилитационную стену. На ней должна быть представлена следующая информация (карточки разные по цвету):

  • Лидер
  • Бюджет
  • Победа (KPI как Вы померяете, что лично Ваша группа хорошо выполнила работу)

Горизонтальная сверка

Приглашаем группы поделиться своими наработками. Выступление каждой группы в среднем 20 минут. Группа выходит клеит название своей команды. Презентует лидера. Какой будет бюджет и что будет нашей победой. Что будет первым шагом и почему. Для того чтобы поддерживать внимание групп, которые ждут своей очереди можно включить игровые элементы (но не больше 3 – 4 элементов). Просим следить за выступлением и ответить после выступления на вопросы (клеим на стене):

  • Где наибольшие риски (например, не успеть в срок)?
  • Где нужна помощь всей группы?
  • Что нужно сделать в первую очередь?

Другой вариант – это попросить группу присвоить, например премию: Гениальная идея! Помечаем эту идею стикерами. Можно использовать стикеры, которые продаются или можем нарисовать на цветном стикере, например восклицательный знак (мордочку, сердечко и т. д.).

Таким образом выступают все группы. После каждого выступления группы мы сверяем плакат «Победа» и «Обязательства». Насколько они коррелируют друг с другом. В идеале они должны совпадать.

Вертикальная сверка

Вертикальная сверка помогает визуализировать, что мы все единая команда и делаем одно общее дело, а не каждое подразделение само по себе. При вертикальной сверке мы проверяем как события связаны с друг другом.

Задаем вопрос: Какие достижения связаны (ресурсами, сроками)? Клеем цветные ленточки и связываем события (например, связанные бюджеты). Можно клеить скотчем, на котором подписываем маркером: почему связаны (например: общий бюджет).

Фасилитация Планирование реализации проекта

Этап 11. Общая координация проекта годовое планирование

Координируется:

  • Лидерство. Определяемся кто берет ответственность за проекты. Кто главный? Может ли генеральный директор прийти и наложить вето. Кто будет принимать решения. Очно или нет, как часто будут собираться.
  • Решения. Участники проектных групп договариваются какой уровень решения принимается всеми вместе. Что может решать совет старейшин (лидеры 😊). Что может каждая группа решать сама.
  • Бюджет. Бывают разные ситуации. Либо у нас есть фиксированный бюджет и группа в него попадает. Это хорошо. Если группа не попадает в бюджет, то на сессии вопрос бюджета не обсуждается! Чаще всего предлагается собраться Лидерам, которые решают, что делать с бюджетом.
  • Документация. Какие нужны отчеты? Кто ведет эти отчеты. Где хранятся отчеты и у кого есть доступ к ним.

HighAdvance Consulting Group оказывает услуги по проведению фасилитационных сессий и обучению фасилитации.
За дополнительной информацией обращайтесь к ведущему эксперту Максиму Александровичу Логинову +7 921 334 67 62 | mrloginov2209@gmail.com

Этап 12. Первые шаги групп

Участники все вместе договариваются, какой будет следующий шаг. Один из вариантов окончания сессии – это проведение ОРИПа (примерно 30 минут). Примерное содержание вопросов:

  • Как Вам было в процессе?
  • Как Вам решения?
  • Что может пойти не так?
  • Что больше всего нравится в решении?

Последнее действие – закрываем сессию. Не выбрасываем и не рвем результаты работы группы. Все отдаем заказчику!

По окончании сессии готовим отчет.  Обязательно прилагаем фотографии с сессии.

Ну вот и все. Удачи на сессиях!

Меню