Технология Ретроспектива проекта

Ретроспектива проекта начинается с организации рабочего пространства. Размещаем липкую стену. По центру липкой стены, горизонтально полу приклеиваем линию. В середине линии обозначаем середину года. Можно линию времени разбить на кварталы. Если период анализа большой, то можно делать по 0,5 года. Можно делать по месяцам, по неделям. Это зависит от задач, которые стоят перед этой сессией. Можно начинать фасилитацию.

Ретроспектива проекта

Помимо конкретного года можно добавить предыдущий период (на год или два назад, если они действительно влияют на текущее состояние и важно поговорить о них).

Можно включать блоки, которые нельзя отнести к какому либо непосредственному периоду. Это общие характеристики, общие события, которые происходят без привязки ко времени.

Ретроспектива проекта. Работа с карточками

В ретроспективе мы будем размещать карточки трех цветов. На зеленых карточках мы отображаем важные позитивные моменты (что откликается, что понравилось), и, важно, чтобы они были позитивные. Это – первый вид карточек. То есть, мы предлагаем вспомнить важные позитивные события прошлого года и ранее, которые были связаны с объектом исследования (заявленном на сессию). Эти события пишем на карточках и обозначаем прямо на карточках к какому периоду это относится. Событие может относиться как к какому-то конкретному временному промежутку, так и быть «в целом» о событии (то есть без определенного периода времени. Это важно.

Второй вид карточек, красные карточки – важное негативное событие (лучше – «зоны роста», «зоны улучшения»). Насколько уходить в негатив – нужно смотреть по ситуации. Негатив необходимо обсуждать и нужно чтобы он вскрылся.

Третий вид карточек, белые карточки – это важное событие, но, которое особого отклика не оставило.

Какие виды карточек (событий) отображать или не отображать, насколько уходить в негатив – определяет фасилитатор в зависимости от целей и задач сессии. Цвет карточек может быть любой, главное, чтобы они отличались друг от друга.

При проведении ретроспективы можно идти до разного уровня детализации в зависимости от задач, которые стоят перед сессией.

При планировании необходимо предусмотреть размер места, где собирается информация. Чем больше объем анализа, тем больше стена, с которой работают участники.

Ретроспектива проекта

Вариации проведения техники ретроспектива проекта

Вариаций проведения ретроспективы несколько — это зависит от количества участников. Если группа небольшая (5-7 человек) можно сделать так, чтобы все писали карточки индивидуально, а затем группа для работы (обсуждения) будет одна, совместная. Если участников встречи не много – повторы на карточках при обсуждении не убираются. Это позволяет увидеть отношение участников к заявленной теме.

Если группа большая, то можно использовать инструмент MeWeAs (смотрите в разделе «Инструменты фасилитации»). Задача в малых группа (5-7 человек) – услышать друг друга и помочь друг другу скорректировать карточки, чтобы не было непонятных карточек, убрать «повторы». Сначала карточки заполняет каждый. Важно (и это прописать в инструкции) – карточку расположить горизонтально. На одной карточке – одна идея. Желательно, чтобы на карточке было три – семь слов. Если на карточке будет одно слово – не совсем будет понятно, что означает это слово. Более семи слов на карточке – это много. Обратите внимание в группе, чтобы то, что написано на карточке было понятно. Группа может предложить сформулировать карточку таким образом, чтобы было понятно всем.

Во время обсуждения могут появиться новые идеи – это так называемые ассоциативные идеи. Их тоже нужно записывать.

В группе, когда Вы представляете результаты своей индивидуальной работы дайте обратную связь: почему на зеленой карточке отобразили одно событие, а на красной – другое событие. Будьте готовы к тому, что одно и тоже событие может вызвать у одного человека позитив, а у другого – негатив. Это важно обсудить.

В идеале на карточках лучше писать печатными буквами и черным маркером. Карточки не ограничиваются одной зеленой или одной красной. Карточек, как по количеству, так и по цвету может быть любое количество.

Структуру карточек мы рассказывали выше. В конце работы малые группы выносят результат работы на всеобще обсуждение.

Далее мы приглашаем разместить карточке на стене. При этом зеленые карточки размещаем вверху линии, а красные и белые размещаем внизу линии. При расклейке карточек обращаем внимание на то, чтобы участники размещали карточки ровно. Фасилитатор помогает размещать карточки участникам.

После окончания расклейки карточек мы видим визуальную картину отношения участников группы к обсуждаемому вопросу. При планировании пространства желательно предусмотреть, чего будет больше: позитива или негатива, и, соответственно, исходя из этого – сформировать место для карточек. Тоже самое надо учесть при планирование места под период (сколько места выделить под тот или иной период).

Ретроспектива проекта. Анализ полученной картины

Есть несколько вариантов. Если группа небольшая: 5 – 7 человек, то можно предложить участникам проговорить свои карточки. Можно применить вариант, когда зачитывается карточка и, если непонятно, то просят автора дописать, так чтобы было понятно. Для больших команд можно использовать работу в малых группах (например инструмент MeWeAs).

После расклейки карточек участникам предлагается кофе-брейк. При этом, определенным участникам предлагают остаться и провести группировку карточек. Сам фасилитатор делать этого не может! Группировка может происходить, например, по схожим событиям. Критерии группировки жестко не задаем! Группы никак не называем. Группировка нужна для облегчения голосования и дальнейшего анализа, так как после группировки метки будут ставиться группам.

Ретроспектива проекта. Голосование

Людей объединяют либо в пары, либо в тройки. Каждой паре или тройке даем определенное количество меток (обычно не более 20 – 25 меток).

Важный момент. Когда начинают голосование, общее количество меток равно количеству вариантов, разделенному пополам (если выбор из 10 вариантов, то мы даем пять меток). Если меток достаточно (а не 2 или 3) людям легче договориться. Метки даются на группу.

Голосование лучше начинать после группировки. Следовательно, количество меток считают от количества групп после группировки. Голосование идет за группировку. Можно сделать группировку после голосования. То есть провести группировку только тех карточек, которые выбрали.

Участники ходят вместе и голосуют за те идеи, которые нравятся больше всего. На карточку можно поставить одну либо максимум две метки. Основная идея этой методики сводится к тому, что люди вынуждены вместе обсудить результаты работы группы. Задача для группы: они не могут метки просто взять и поделить. Метка ставиться только тогда, когда они вместе согласятся, что событие важное и его нужно отметить. В таком варианте получается глубокое погружение в контент.

Если группы заканчивают работу с разной скоростью, то тот, кто закончил раньше может идти клеить, не дожидаясь других.

Там где больше всего меток, там зона наибольшего интереса. На этом технология ретроспективы заканчивается.

Как красиво закончить ретроспективу проекта

Можно взять трейлер. Мы просим участников ретроспективы взять по одной метке и оценить успешность проекта (если, например, результатом ретроспективы был – проект): насколько проект был в целом успешным (можно дать шкалу от 0% до 100% или другие обозначения).

Мы просим участников поставить метку и рядом прикрепить овал, на котором написать, почему поставили точку именно здесь. Это может быть хорошим инструментом ретроспективы. На выходе инструмента мы увидим общую картину отношения к проекту.

Вот здесь важно людям представить возможность поговорить и высказаться о той картине, которая получиться в окончании этого инструмента. Метки будут позитивные, средние и негативные. В данном случае – лучше не просить высказываться конкретных людей. То есть не привязываться к конкретным меткам. Мы обращаемся к группам и просим кого-нибудь высказаться по результатам. Не заставляем высказываться! Обращаемся: может кто-то хочет сказать?

Чаще всего, все-таки находятся те, кто готов поделиться своими ощущениями (важно: после предложения высказаться – сделать паузу).

Более упрощенный вариант – без овалов (их еще иногда называют лепестками).

Эмоциональный трейлер

Ретроспектива проекта. Проработка результатов

Если у нас есть время, на завершении сессии можно использовать метод пяти вопросов (четырех вопросов – последний вопрос не задается). Это контентная составляющая. Вопросы задаются к группам, которые получились в результате группировки.

Инструмент фасилитации пять вопросов

Можно провести SWOT анализ. После ретроспективы он работает хорошо. Правда одной ретроспективы для SWOT анализа оказывается недостаточно. Так как в SWOT анализе мы сможем заполнить только сильные и слабые стороны. При этом мы просим участников подойти к группировкам (они у нас расположены на стене или на флип-чартах) и решить, что будет вписываться в сильные и слабые стороны.

Окончанием должен быть план дальнейших действий (но, если мы успели сделать метод пяти вопросов, то этого бывает достаточно и план действий делать не нужно).

Технологии ретроспектива проектов мы обучаем на наших семинарах.

Меню