Технология проведения World café

Как начать технологию World café? Сначала надо рассказать о методе и его формате: как будет проходить, кто будет хозяин стола и т.д. Рассказываем про роли. Объясняем почему важна смена столов (например, возможность применить свою экспертизу к разным вопросам).

Назовите основные (ключевые) вопросы для обсуждения. После определения вопросов неплохо уточнить все ли в группе одинаково понимают, что означают вопросы, выбранные для решения.

Далее распределяем участников на группы.

Как распределить вопросы в технологии world cafe

  • Раздать вопросы группам, которые сидят за столами
  • Распределить вопросы по столам, а затем участникам предложить выбрать стол (вопрос), который им интересен. Кто колеблется можно просто уравнять группы по количеству
  • Распределить экспертов вопросов по столам вместе с заказчиком, а затем предложить оставшимся участникам выбрать стол с вопросом самостоятельно (Не забываем, что участников за столами должно быть примерно равное количество!)

HighAdvance Consulting Group оказывает услуги по проведению фасилитационных сессий и обучению фасилитации.
За дополнительной информацией обращайтесь к ведущему эксперту Максиму Александровичу Логинову +7 921 334 67 62 | mrloginov2209@gmail.com

Логистика работы в технологии мировое кафе

Группа начинает обсуждение. Обсуждение идет минимум 15 – 20, а максимум 40 минут в стартовой группе. Из нашего опыта группы чаще всего продуктивно работают 20 – 25 минут. Раунды по времени могут быть не равными.

Первый раунд: люди должны сделать вклад. Продолжительность 20 минут.

Второй раунд по размеру должен быть такой же или чуть больше. Во втором раунде хозяин стола передает много информации. И еще один интересный эффект: если чистый лист, то над ним нужно подумать, а если на нем что-то написано, то у каждого из нас есть что добавить или поправить. 😊

В третьем раунде люди как правило уже что-то добавляют. Запал, как правило, уже меньше. Они переваривают информацию и добавляют какие-либо детали. В этом раунде мы даем меньше времени.

В четвертом раунде участники могут только переработать, то, что наработали другие участники.

После четвертого раунда проводится «сборка» наработанного материала.

В world cafe дается не больше 3 – 4 вопросов (мы обычно даем три) и укладываемся максимум в четыре раунда.

Перерыв между раундами не делаем, так как теряется динамика.

Вариант логистики

Мы уже более 10 лет используем логистику World café в виде маятника. Это хорошо работает, когда мы обсуждаем три вопроса тремя группами. Структура этой техники в следующем:

  • Первый раунд. Группа работает над решением вопроса группы. 20 минут
  • После первого раунда за столом остается хозяин стола, а вся группа переходит по часовой стрелке за другой стол. Цель: изучить результаты обсуждения вопроса в соседней группе и дать не менее 3 – 4 предложений
  • После второго раунда участники группы возвращаются за свой стол и прорабатывают с хозяином стола предложения группы, которая давала 3 – 4 предложения
  • После третьего раунда хозяин стола остается, а группа переходит за другой стол, но уже против часовой стрелки. Цель прежняя: изучить результаты обсуждения вопроса в соседней группе и дать не менее 3 – 4 предложений
  • Четвертый раунд. Возвращение группы за свой стол. Участники проводят выбор наиболее интересных идей и структурируют информацию

Время на раунды 15 – 20 минут. Мы называем это время «тренерским». Смотрим за динамикой группы и в зависимости от этого либо увеличиваем время, либо его сокращаем. Но группа в раунде работает не более 40 минут.

Что делать, если участники группы затрудняются в обсуждении вопроса. Возможно, это произошло из-за того, что:

  • Один из участников подавляет своей экспертизой других участников группы. Фасилитатор может предложить высказаться всем участникам группы и предложить зафиксировать их мнение
  • Не хватает экспертизы у участников. Фасилитатор предлагает сосредоточиться на образе результата и найти решения в группе чья экспертиза нужна, и какая информация потребуется
  • Обсуждаемый вопрос не актуален для участников группы. Предложите сосредоточится на аспектах вопроса, которые могут быть актуальны
Мировое кафе (World cafe)

Приоритезация результатов работы группы в world cafe

Процесс приоритезации (голосования) не является частью world cafe. Но именно приоритезация позволяет увидеть участникам вопрос целиком. Это лучше, чем презентация результатов.  Участники проходят по всем столам, обсуждают результаты работы группы и складывают из пазлов цельную картинку результата. Если была сложная или большая работа, то хозяева стола не принимают участие в приоритезации. Они остаются за столами и отвечают на вопросы других участников группы. Важно, чтобы участники сначала прочитали, что написано на столах (флип-чартах), а затем, если что-то не понятно, задавали вопросы.

Поэтому фасилитатор предлагает: «Возьмите в пару себе хорошего человека. Прочитайте все, что наработано и отметить те решения, которые вы хотели бы взять в работу. То, что нужно обязательно сделать. В паре обсуждайте вместе!»

Еще один важный момент по поводу голосования: важно чтобы участники голосовали не каждый в отдельности, а в парах (или тройках), так как в парах происходит дополнительное обсуждение.

После всей работы: посмотрите на все вопросы и выберете те решения, при реализации которых решается проблема. Какие критерии? Их обычно устанавливает заказчик.

Варианты работы с методологией world cafe в больших группах

При работе с большими группами сессии всегда планируются индивидуально, в зависимости от количества человек и конфигурации помещения.

Важно синхронизировать работу фасилитаторов. Обязательно проводим бриф со всеми хозяевами столов. Используется несколько экранов и инструкции выводятся на экраны. На экраны выводится также структура обсуждения.

Желательно разработать логистику движения участников (кто куда переходит, сколько участников стола должно быть при обсуждении и т.д.) и ознакомить их с ней всех участников.

При большом количестве столов все пространство мы делим на зоны. В каждой зоне желательно добиться количества столов под четыре раунда. Участники из одной зоны не переходят в другую зону!

В каждой зоне одинаковые вопросы. Для повышения разнообразия можно дать столам название (например: Китай, Россия и Греция). Можно задать структуру перемещения (например, по часовой стрелке, каждая из групп в своей зоне).

Выбираем хозяина стола. Объясняем роль хозяина стола. Проговариваем, что будем обсуждать и на какие вопросы будем отвечать.

В окончании технологии world cafe можно дать возможность проголосовать. Голосование проходит в рамках установленных зон работы участников.

После голосования даем возможность консолидации данных за своими столами.

Как хозяева столов консолидируют информацию

По завершению консолидации данных за своими столами хозяева столов собираются за отдельным столом. Как правило, если хозяева столов обсуждали одинаковые вопросы они собираются за столом консолидации в микрогруппы и готовят совместную презентацию. К ним можно подключить заказчика вопроса, с которым работала группа. Он может принимать участие в консолидации и задавать критерии, структуру консолидации.

В то время, когда хозяева столов консолидируют информацию, участники за столами без хозяев продолжают консолидацию. Полученный ими материал хозяева стола могут использовать как дополнение к своей презентации.

Приоритезация результатов работы группы в world cafe

Варианты работы с методологией мировое кафе: три вопроса на четыре стола

Допустим у нас четыре стола, но три вопроса. В этом случае «свободному» от вопроса столу дается для решения свободный вопрос. Т.е. люди могут обсуждать за этим столом все, что их волнует в рамках обсуждаемых тем. При таких обсуждениях может «вылезать» интересная для заказчика информация. Затем с этого стола (где проводилось свободное обсуждение) собирают ключевые вопросы, которые участники обсуждали и предложения по их решению. Вопросы и результаты обсуждения фиксируются. Это нам дает возможность не нарушать технологию:

  • не укрупнять группы
  • дает возможность сформировать такой небольшой «Open Space»

Построение общего понимания через World café

Запустить процесс построения общего понимания можно, например после доклада спикера о бенчмарках.  И затем можно запустить обсуждение существующей ситуации в формате world cafe и установить рамки темы.

Участники обсуждают, что работает хорошо, а где существуют проблемные зоны и какие вопросы нужно решать, чтобы ситуацию исправить.

При обсуждении выявляют какие подразделения связаны в этих процессах и какие есть узкие места.  Выбирать те вопросы, которые требуют решения. Их как раз мы и будем «укладывать» в матрицу проблематизации.

Важный момент. Если мы планируем проводить построение общего понимания и формирование вопросов для обсуждения через инструмент world cafe на сессии, то перед началом сессии нужно обсудить с заказчиком, кто будет сидеть за столом: люди из одного подразделения или из разных.

После первого раунда world cafe делаем переход с задачей посмотреть, какие проблемы видят люди за другими столами. Какие варианты решений проблем уже найдены и какие вопросы предлагается вынести на обсуждение. Логика движения свободная. Накладываем ограничение только на количество человек за столом. Хозяин стола все время остается за своим столом.

На третьем раунде консолидируем информацию за своими столами. В результате мы получаем уже варианты решений и вопросы к обсуждению.

Как вариант можно предложить вариант построения матрицы вопросов. Матрица представляет собой перечень подразделений, которые могут решить проблему (желательно, чтобы они были участниками встречи). Далее помещаем вопрос для решения в пересечение областей ответственности. Например, расчет заработной платы и ее выплата находится в пересечении областей ответственности подразделений бухгалтерии и подразделения по работе с персоналом. Если в этой области есть важные вопросы для обсуждения, то этот вопрос мы «укладываем» на матрице в область пересечения подразделения по работе с персоналом и бухгалтерии.  Помните, что мы не просто вносим любые вопросы в матрицу, а именно те вопросы, которые возникают при обсуждении главной установленной темы встречи.

На что обратить внимание при проведении технологии мирового кафе (world cafe)

Обратите внимание на:

  • Цель. Четкое понимание цели вашей встречи позволяет вам определить, какие участники должны присутствовать и какая экспертиза важна для достижения цели
  • Гостеприимное пространство. Оно должно быть безопасно и привлекательно. Когда люди чувствуют себя комфортно они дают отличные идеи
  • Вопрос(ы). Они должны имеют решающее значение для успешного обсуждения важной проблемы. Ваше мировое кафе может исследовать как один вопрос, так и несколько вопросов
  • Вопросы от ключевых людей (заказчиков). Включайте их в обсуждение. Это будет поддерживать интерес и энергию в обсуждении, особенно при их непосредственном участии

Технологии World cafe мы обучаем на наших семинарах

Удачных сессий!

HighAdvance Consulting Group оказывает услуги по проведению фасилитационных сессий и обучению фасилитации.
За дополнительной информацией обращайтесь к ведущему эксперту Максиму Александровичу Логинову +7 921 334 67 62 | mrloginov2209@gmail.com

Меню